内容証明郵便

内容証明郵便とは

内容証明郵便は、郵便法48条に規定されている郵便制度です。
内容証明郵便を出す際には、基本的に同じ書面を3通作成します(コピーも可能)。1通は相手に差し出すためのもの、1通は郵便局が保管するためのもの、1通は自分が保管するためのものです。
これにより、相手に送付した郵便の「内容」と「差出日」が郵便局により証明されます。内容証明郵便に配達証明を組み合わせることにより、さらに「配達日」と「配達した事実」も証明されます。

内容証明郵便の活用方法

内容証明郵便(配達証明付き)は「この内容の書面をこの日付で発送した(この日付で配達した)」ということを証明しておくべきケースで利用します。クーリングオフの通知、消滅時効の援用の意思表示などがその典型例です。
金銭の支払いを督促する際にも内容証明郵便がよく活用されますが、これには「本気で督促する意思があることを相手に示す」という心理的な効果を狙う意味もあります。

内容証明郵便の規定

用紙の種類や大きさに制限はありませんが、字数、行数、使用文字、文字の訂正方法などに細かい規定があります。
詳細は郵便局のWebサイトを参照してください。

内容証明郵便の専用用紙が市販されているのでそれを利用するのもひとつの手です(ふつうの便箋で出すよりも相手に対する心理的な効果が高いといえます)。

内容証明郵便を送ることができるのは集配郵便局および支社が指定した郵便局です。どこの郵便局でも対応しているわけではないので注意してください。

また、内容証明郵便はインターネットの専用システム「e内容証明」で送ることもできます。

インターネットで送るe内容証明

前述した「e内容証明」の大きなメリットは、なんといっても24時間いつでもインターネットを通じて申込みができる点です。

同じ書面を3通つくる処理は自動的に行われますし、複数の相手に同一の内容証明郵便を一括で差し出す機能もあります。

e内容証明の元となる文書はMicrosoft WordもしくはJust system一太郎で作成します。

郵便局の窓口で差し出す内容証明郵便には、1行につき20文字かつ1枚につき26行という厳密な規定がありますが、e内容証明にはこれは当てはまりません。規定の範囲内であれぱ、文字数も行数も自由に設定できます。e内容証明は、通常の内容証明郵便1枚の文字量の3倍程度の内容を1ページに盛り込むことができるといわれています。ただし、e内容証明には最大5ページまでという制限があります。

e内容証明はたいへん便利なサービスですが、はじめにユーザー登録をしなければならず、専用ソフトウェアの操作にも慣れが必要なです(ある程度内容証明郵便自体に関する知識がないと理解しづらい機能もあります)。

内容証明を頻繁に利用する人にとってメリットの大きいサービスと考えるべきでしょう。

 

内容証明郵便は専門家におまかせ

内容証明郵便を出すこと自体は特に難しくはありません。しかし、その内容が効果的かどうかになると話は別です。請求の法的根拠を明確に示したい場合や、相手に通知したい内容が複雑な場合などは、行政書士や弁護士などの専門家に依頼するのが無難といえます。相手に対する心理的な効果を狙うために法律の専門家に依頼する方も少なくありません(専門家が介入していることを相手に知らせる意味があります)。

専門家、、「このようなケースならば、このような内容をこのようなニュアンスで内容証明郵便に書くのが効果的だ」ということを熟知しています。実際に依頼するかどうかは後から判断するとして、内容証明郵便を書き慣れていないならば、まずは専門家に相談することをオススメします。当社団法人でも内容証明郵便に関するご相談を承っております。

 

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